GUíA
Al realizar esta guía tomamos en cuenta las necesidades y principales situaciones de riesgo que pueden enfrentar los participantes al inscribirse y asistir a un evento.
SEGURIDAD
Teniendo en cuenta que es responsabilidad de los organizadores de dichos eventos velar por la seguridad de los participantes.
COMODIDAD
Y brindarles las herramientas necesarias para que su experiencia sea grata y de crecimiento..
GUÍA PARA EVENTOS SEGUROS
Con el apoyo de Internews desarrollamos una guía para eventos donde aseguramos su correcto desarrollo antes, durante y después del mismo . Esta guía tiene tips y herramientas para fortalecer los procesos de seguridad y anonimato en el evento. El mismo está enfocado a las comunidades de activistas y defensores de DDHH, con un especial énfasis en mujeres, comunidades vulnerables y miembros de la población LGBT+.
“Un evento es una experiencia única, conviértelo en una obra de arte efímera y será inolvidable.”
Plan General del Evento
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Tener todos los detalles del evento:
¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Hora? -
Coordinadores y encargados por área.
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Lugar: Detalles de accesos, baños, electricidad, agua y sistema de seguridad; Cantidad de asistentes VS espacio disponible; áreas de estacionamiento seguro.
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Servicios de alimentos: Quiénes manipulan,
qué condiciones tienen, almacenaje apropiado de los
alimentos y presentación de los mismos a los
participantes?
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Manejo de de los datos personales
e información de los asistentes.
Pre-Evento
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Escoger un lugar seguro:
Acorde a la naturaleza del evento considerar los sistemas de
seguridad (salidas de emergencia, cámaras de seguridad,
herramientas de primeros auxilios) y si es al aire libre por
condiciones climáticas y de prevención de intrusos
malintencionados.
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Evaluar:
Comunicación del equipo: Por precaución de
situaciones de riesgo los organizadores deben tener claro la
logística e información del evento.
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Plataformas de promoción: Utilizar sitios web de
confianza para la publicidad del evento, tener un control de
registro de invitados. En caso de ser un evento privado crear
enlaces de invitación ocultos o con formularios de los
asistentes. Debe utilizarse lenguaje inclusivo.
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Notificar a los asistentes cómo serán
gestionados sus datos y solicitar el consentimiento
de los mismos, en caso tal sus datos fueran a ser utilizados con
un fin en específico (email marketing, base de datos de los
organizadores o compartidos a terceros).
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Si necesitas de una red de internet, crear una contraseña exclusiva para invitados. De ser posible tener un encargado de tecnología para prevenir robo de datos o caída de sistema.
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Informar a los invitados de política de cero
discriminación en un espacio seguro, libre de todo tipo
de violencia, y un ambiente de escucha activa, respeto, debate
y diversidad de saberes y experiencias.
Durante el Evento
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Tener un encargado de recibir, registrar (de ser
necesario) y acomodar a los asistentes. De esta manera se
mantiene un control de los que acceden al espacio del
evento.
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Proporcionar accesos de red de manera ordenada
a los asistentes.
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Comunicación fluida con los miembros del equipo.
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Notificar a los asistentes que deben cuidar sus
pertenencias.
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<.>Si el evento es de noche,
tener buena iluminación en entradas y salidas. Salidas de emergencia y todas las regulaciones necesarias. -
Comunicar la toma de fotografías (de ser
necesario) y proporcionar formulario de cesión de
imagen con fines publicitarios.
Post-Evento
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Proteger y guardar el equipo
tecnológico utilizado.
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Enviar encuesta de satisfacción
para confirmar un ambiente seguro.